Como automatizar o envio de contratos aos respondentes via Make webhooks

Neste artigo, você aprenderá como automatizar o envio de contratos para os respondentes que preencherem seu formulário. Utilizando a Make como plataforma de integração, vamos transformar as respostas recebidas em documentos personalizados (como contratos de prestação de serviço) e enviá-los automaticamente para assinatura digital, usando ferramentas como Google Docs, Clicksign e Gmail, seguindo as etapas abaixo:

• Criar um um modelo de contrato no Google Docs;
• Configurar um webhook entre o seu formulário do Respondi e a Make;
• Conectar ao Google Docs para criar novos contratos automaticamente;
• Conectar ao ClickSign para enviar esses contratos para assinatura digital;
• Conectar ao Gmail para enviar automaticamente o contrato assinado para o e-mail do respondente.

Crie um modelo de contrato no Google Docs

Antes de integrar com o Google Docs, crie um documento modelo de contrato. Esse documento será usado como base para gerar contratos personalizados automaticamente a partir das respostas do formulário.

Para isso, crie o conteúdo do contrato substituindo os dados fixos por variáveis correspondentes aos campos do seu formulário, como por exemplo:

{{nome_cliente}} ;{{cpf_cliente}} ;{{email_cliente}} ;{{endereco_cliente}} ;{{servico}}

Essas variáveis devem estar exatamente com esses nomes no contrato e devem ser mapeadas na etapa de integração na Make. Cada vez que alguém preencher o formulário, a Make irá substituir essas variáveis pelas respostas reais do respondente, gerando um contrato único e personalizado.

Assim que o documento modelo estiver pronto, siga para a próxima etapa de conectar o Google Docs à Make para gerar os documentos automaticamente.

Conecte Respondi + Make via webhooks

Caso ainda não tenha feito, o primeiro passo para a integração é configurar um webhook. Você pode acessar o tutorial para ver como fazer: Como configurar um Webhook pela Make.

Essa conexão permitirá que as respostas dos formulários sejam enviadas automaticamente para a Make, iniciando o processo de automação. Após a configuração do webhook, siga para a etapa de conexão com o Google Docs.

Conecte Respondi + Make + Google Docs

Nesta parte, você estabelecerá a conexão entre o Google Docs e a Make. Isso possibilitará a criação automática de documentos personalizados a partir do modelo de contrato previamente configurado.

Etapa 1. Módulo "Google Docs - Create a Document from a Template":

1. Clique no ícone + "Add another module";
2. No campo de busca, procure por "Google Docs" e selecione a opção;
3. Defina qual ação você quer realizar na integração. Nessa etapa, selecionamos a de "Create a Document from a Template" para criar um novo documento de um modelo;
4. Em "Connection", clique em "Add' para fazer login com a sua conta Google;

5. No campo de "Create a Document from a Template" selecione a opção "By Dropdown" e em "Choose a Drive" escolha onde está localizado o contrato modelo;
6. No campo de "Document ID", selecione a pasta em que o contrato modelo está localizado e em seguida, selecione o documento referente ao contrato modelo;
7. Na parte de "Values", preencha as variáveis presentes no contrato modelo com os valores das perguntas/respostas recebidas em seu formulário;

8. Em "Title", defina o título dos novos documentos que serão criados como contratos. Neste exemplo, definimos o título como "Contrato respondent:answers:NomeCompleto ", assim os novos documentos ficarão intitulados com os nomes dos respondentes;
9. Em "New Drive Location", selecione o local em que o novo documento/contrato deverá ser criado;
10. Por fim, em "New Document's Location", informe em qual pasta esse novo documento/contrato deverá ser criado e clique em "Save";

11. Clique em "Run once" na Make, acesse o formulário integrado e faça o preenchimento completo das respostas.
12. Em seguida, acesse a pasta do Drive e confira se um novo documento foi criado de acordo com as configurações realizadas;

Etapa 2. Módulo "Google Docs - Download a Document":

1. Clique no ícone + "Add another module";
2. No campo de busca, procure por "Google Docs" e selecione a opção;
3. Defina qual ação você quer realizar na integração. Nessa etapa, selecionamos a de "Download a Document";

4. Em "Choose a Drive", escolha o Drive para salvar o download do documento;
5. Na parte de "Document ID", clique em "Map" para fazer o mapeamento usando o valor de Document ID em azul que foi gerado no módulo "Google Docs - Create a Document from a Template";
6. Em "Type" selecione a opção "Microsoft Word (.docx)" e clique em "Save";

7. Clique em "Run once" na Make, acesse o formulário integrado e faça o preenchimento completo das respostas;

Conecte Respondi + Make + Google Docs + ClickSign

Agora, é só integrar o Clicksign à Make. Essa integração permitirá o envio automático dos contratos gerados para assinatura digital, agilizando o processo e garantindo a validade jurídica dos documentos.

Etapa 1. Módulo "ClickSign - Create a Document via Upload":

1. Clique no ícone + "Add another module";
2. Procure por "ClickSign" e selecione a ação de "Create a Document via Upload";
3. Em "Connection", clique em "Add' para fazer login com a sua conta do ClickSign;

4. Na parte de "Path", insira o valor "/ Name .docx ";
5. Em "File", selecione a opção "Google Docs - Download a Document";
6. Escolha a opção "Open XML Formats" na parte de "Mime Type";
7. E em "Deadline At", se desejar, defina uma data limite para que o documento seja assinado;

Etapa 2. Módulo "ClickSign - Create a Signatory":

1. Clique no ícone + "Add another module";
2. Procure por "ClickSign" e selecione a ação de "Create a Signatory";
3. Em "Connection", clique em "Add' para fazer login com a sua conta do ClickSign;

4. Preencha os campos que desejar com os valores das perguntas/respostas do formulário, como E-mail, Nome, CPF, etc;
5. No campo de "Auths", selecione qual será o tipo de autenticação aceita;
6. E em "Delivery" informe como o signatário receberá a confirmação da assinatura;

Etapa 3. Módulo "Add a Signatory to a Document":

1. Clique no ícone + "Add another module";
2. Procure por "ClickSign" e selecione a ação de "Add a Signatory to a Document";
3. Em "Connection", clique em "Add' para fazer login com a sua conta do ClickSign;

4. Em "Document Key", clique em "Map" para fazer o mapeamento usando o valor de Key em azul que foi gerado no módulo "ClickSign - Create a Document Via Upload";
5. E em "Signer Key", preencha com o valor de Key em azul que foi gerado no módulo "ClickSign - Create a Signatory";
6. Preencha o campo de "Sign As" com a opção desejada e os campos de "Group" e "Message" de acordo com a sua preferência;

Conecte Respondi + Make + Google Docs + ClickSign + Gmail

Na etapa final, vamos conectar ao Gmail para enviar esse documento automaticamente ao respondente que preencher o formulário. Você pode usar outra ferramenta de sua preferência para contatar esse respondente, via WhatsApp, por exemplo.

1. Clique no ícone + "Add another module";
2. No campo de busca, procure por "Gmail" e selecione a ação de "Send an E-mail;
3. Em "Connection", clique em "Add' para fazer login com a sua conta Gmail;

4. Insira no campo de "E-mail address 1" o valor do campo de E-mail do formulário;
5. Preencha os campos de "Subject" e "Content" com o título e conteúdo do e-mail que será enviado;
6. No campo de "Content", inclua o valor de URL em azul que foi gerado no módulo "ClickSign - Add a Signatory to a Document". Assim o respondente receberá o link do documento para acessar e assinar;

Ao clicar em "Save", seu cenário estará pronto!

Confira se a integração foi feita com sucesso

1. Na Make, clique em "Run once" e acesse o formulário integrado para fazer o preenchimento completo das respostas;
2. Confira se o cenário foi completo na Make e se o documento foi criado na pasta de "Em processo" da sua conta do ClickSign;
3. Se o teste deu certo, não esqueça de voltar na Make e ativar o cenário imediatamente :)

• Se você usou o Gmail na integração, no teste, preencha um endereço de e-mail válido que você tenha acesso. Assim você pode conferir se receberá o e-mail conforme a configuração realizada;