Como formatar corretamente dados no Excel

Algumas vezes, quando exportamos as respostas de uma plataforma para outra, pode ser que os dados não se apresentem exatamente da forma como esperamos, pois cada programa interpreta um dado de uma forma diferente.

Neste artigo te ensinaremos a formatar os dados corretamente dentro do Excel, caso você queira:

• Converter números em texto (para caso de documentos);
• Formatar datas no estilo ideal (ex: 25/12/2005 ou 25 de dezembro de 2005);
• Formatar telefone;
• Formatar campo monetário;
• Exibir imagens de links;

Converter números em texto (para caso de documentos)

Em um campo do tipo CPF, por exemplo, quando o CPF do respondente inicia com "0", a célula é formatada de forma diferente às outras células que iniciam com qualquer outro número diferente de "0". Além disso, na formatação, ele perde os separadores utilizados no campo de CPF - como hífen e ponto final:

Para padronizar as células no padrão de um CPF (123.456.789-10), você pode formatar as células da coluna, conforme os passos abaixo:

1. Selecione com o mouse as células da coluna que deseja formatar;
2. Na aba de "Página inicial", clique no campo de "Geral" para ver as várias opções de formatação disponíveis;
3. Para este caso, desça com o mouse até a última opção, de "Mais formatos de Número";

4. Na aba de "Número" dentro da página de "Formatar Células", escolha a categoria "Personalizado";
5. Na parte de "Tipo", inclua exatamente a formatação que deseja receber. No caso de CPF's, você pode utilizar este formato personalizado: 000"."000"."000-00
6. Clique em "Ok" para finalizar;

• Caso tenha alguma célula que inicie com "0", clique 2x com o mouse para que ela receba a formatação;

Formatar datas no estilo ideal

Em um campo de "Data", por exemplo, a formatação da exportação para o Excel mantém o formato de data "01/01/2001". Caso você queira trocar por algum outro formato, como por exemplo "01 de janeiro de 2001" ou "01/01/01", basta seguir os passos abaixo para alterar a formatação:

1. Selecione com o mouse as células da coluna que deseja formatar;
2. Na aba de "Página inicial", clique no campo de "Geral" para ver as várias opções de formatação disponíveis;
3. Você pode escolher entre a opção de "Data abreviada", "Data completa" ou clicar em "Mais formatos de Número" e em seguida na categoria de "Data" para visualizar outras opções de formatos existentes;

Formatar telefone

1. Selecione com o mouse as células da coluna que deseja formatar;
2. Na aba de "Página inicial", clique no campo de "Geral" para ver as várias opções de formatação disponíveis;
3. Para este caso, desça com o mouse até a última opção, de "Mais formatos de Número";
4. Em seguida, na aba de "Número" escolha a categoria "Especial";
5. Na parte de "Tipo", escolha a formatação do tipo "Telefone", e em "Localidade", selecione a localidade desejada;

Formatar campo monetário

1. Selecione com o mouse as células da coluna que deseja formatar;
2. Na aba de "Página inicial", clique no campo de "Geral" para ver as várias opções de formatação disponíveis;
3. Para este caso, selecione a opção "Moeda";

4. Se desejar, também é possível que você troque o símbolo da moeda;
5. Para isso, clique no campo de "Geral" e selecione a opção "Mais formatos de número";
6. Selecione a categoria de "Moeda", escolha qual o símbolo que deseja utilizar e clique em "Ok";

Exibir imagens de links

Caso você tenha algum campo do seu formulário que seja para receber upload de arquivos de seus respondentes, quando exportar suas respostas para uma planilha de Excel, por exemplo, estes dados irão em formato de link. No entanto, você pode transformá-los em imagens dentro da sua planilha.

1. O primeiro passo é criar uma nova coluna para incluir as imagens. Na planilha abaixo, incluímos uma nova coluna (F),intitulada de "Imagem", ao lado direito da coluna E, de "Anexe uma imagem";
2. Em seguida, basta utilizar a fórmula "=IMAGEM(ValorDaCélula )" para incluir as imagens na Planilha;

• No exemplo abaixo, foi utilizada a linha 2 da coluna C ("Imagem") para inserir a fórmula "=IMAGEM(E2)" e transformar o link da coluna E2 em imagem na coluna F2;
• Note que "E" é o valor da coluna onde está o link da imagem, e "2" o valor da linha, por isso "E2";

3. Com o mouse, arraste para baixo a coluna em que a fórmula foi inserida para aplicá-la nas demais linhas;

E as imagens estarão disponíveis em sua planilha!