Integração com o Gmail via webhooks
Após criar e publicar um formulário, pode ser que você queira enviar um e-mail automático para os respondentes que o preencherem, seja para agradecer pelo envio das respostas, ou então, para enviar alguma informação complementar.
O Respondi já oferece de forma nativa a opção de enviar uma cópia das respostas preenchidas para o e-mail do respondente. No entanto, essa mensagem não pode ser personalizada.
Neste artigo você aprenderá a fazer uma integração com o Gmail para configurar um envio de e-mail automático aos respondentes que preencherem seu formulário, com o conteúdo 100% personalizado, do seu endereço de e-mail.
No exemplo a seguir, utilizaremos a plataforma Zapier para ensinar a como fazer essa integração.
Você pode fazer essa integração utilizando uma conta gratuita do Gmail, ou uma conta do Google Workspace. Se você optar por usar a conta gratuita, recomendamos que utilize o Zapier na sua integração, pois a configuração é muito mais simples.
Já no Google Workspace, se preferir, você pode também usar a Make ou outras plataformas de integração.
O primeiro passo para a integração é configurar um webhook. Você pode acessar o tutorial para ver como fazer!
Após a configuração do Webhook, siga os passos abaixo ou assista o tutorial em vídeo para iniciar a integração:
Enviando um e-mail automático para quem preencher um formulário
- Clique no ícone "2. Action";
- Busque pela ferramenta que deseja fazer a integração. Nesse caso, o "Gmail";
- Selecione a opção "Gmail";
- Selecione o evento que deseja realizar via Gmail. Nesse tutorial, vamos selecionar a opção "Send an Email", para que o respondente receba uma e-mail automático logo após preencher o formulário;
- Em seguida, clique em "Continue" e em "Sign In" para conectar a sua conta do Gmail;
- Nos valores dos campos, vá preenchendo conforme as respostas que serão recebidas em seu formulário:
- Em "To", por exemplo, insira o valor da pergunta de "Informe seu e-mail", a qual constará os endereços de e-mails dos respondentes;
- Em "From", informe o endereço de e-mail de remetente. Como você já terá conectado a sua conta do gmail, ele salvará automaticamente o endereço de e-mail que será disparado;
- Em "Subject", informe o título do e-mail que será enviado. No exemplo abaixo, após digitar "Olá", foi inserido o valor de resposta do campo "Qual é o seu nome?" do formulário, para que o respondente receba o e-mail com o título em seu nome;
- Em "Body" inclua o texto do e-mail que será enviado;
- Para finalizar, clique em "Continue" e em seguida "Test step" para testar se a configuração foi feita corretamente;
- Para salvar as configurações, clique em "Publish"
E a configuração está pronta! 😉 Veja no exemplo abaixo como chegará o e-mail para o respondente que informar seu endereço de e-mail ao preencher um formulário:
Super válido lembrar que se você quer que o e-mail automático chegue a todos os respondentes que preencherem o formulário, você pode ativar a opção de "Pergunta obrigatória" no campo de E-mail.
Dependendo do seu volume de e-mails enviados, talvez você queira utilizar uma ferramenta de e-mails em massa em vez do Gmail. Se você começar a receber alertas de que está enviando muitos e-mails, experimente configurar uma integração com o SendGrid, Mailchimp ou similar.
Enviando um e-mail automático dependendo de qual final alternativo o respondente é direcionado
Suponhamos que você tenha criado um formulário com opções de lógicas que direcionem o respondente a finais alternativos (dependendo das respostas que ele escolher), e neste caso, queira enviar e-mails diferentes para os diferentes tipos de respondentes. Neste caso, também é possível configurar que e-mails automáticos sejam enviados a partir da integração!
No exemplo abaixo, criamos um formulário com uma pergunta de múltipla escolha no campo 4 e nela foram configuradas as seguintes lógicas:
-> Se o respondente selecionar a alternativa A, será direcionado ao final alternativo do campo 5;
-> Se o respondente selecionar a alternativa B, será direcionado ao final alternativo do campo 6;
O próximo passo após criar o formulário, é configurar um webhook. Para fazer isso, basta acessar o tutorial e assistir ao treinamento gravado.
Após configurar o webhook ao formulário, em vez de conectar direto ao Gmail (como no exemplo da seção anterior), primeiro é preciso incluir uma ação chamada "Paths by Zapier" para configurar e-mails diferentes para determinados respondentes.
Para realizar essa integração, siga os passos abaixo:
- Clique no ícone "2. Action";
- Busque pela ferramenta "Paths"
- Selecione a opção "Paths by Zapier";
- Comece configurando as regras do "passo A":
- "Only continue if..." -> "Só continue se..."
- Choose field: insira o campo de "Respondent answer" em que foi configurada a lógica para direcionar o respondente dependendo da alternativa;
- Choose condition: insira a condição desejada para a regra (se de texto, numérica ou outra). Neste caso, utilizaremos a opção "(Text) Exactly matches";
- Enter text or insert data: adicione o campo "Respondent answer" em que consta a resposta escolhida pelo respondente no disparo teste feito ao configurar o webhook;
- Clique em "Continue" para finalizar;
- Após configurar a regra, clique em "Action" para finalmente conectar ao Gmail;
- Clique em "Choose an event" e escolha o evento de "Send Email" para enviar um e-mail;
- Preencha os campos de "To", "From", "Subject" e "Body" como na seção anterior e clique em "Continue"
- Em seguida, configure as regras do "passo B":
- "Only continue if..." -> "Só continue se..."
- No caso do passo B, será utilizada uma condicional diferente como regra:
- Choose condition: aqui utilizaremos a opção "(Text) Does not exactly matches";
- Após configurar a regra, clique em "Continue" e em seguida, repita os passos 6, 7 e 8 para fazer a conexão com o Gmail;
- Após preencher os campos, clique em "Continue" e em seguida "Test step" para testar se a configuração foi feita corretamente;
- Para salvar as configurações, clique em "Publish" e seu cenário estará pronto!
Veja nos exemplos abaixo como chegarão os diferentes e-mails para os respondentes que preencherem o formulário:
- Se o respondente selecionar a alternativa A do formulário, ele receberá o seguinte e-mail:
- Se o respondente selecionar a alternativa B do formulário, ele receberá o seguinte e-mail:
